Administrasi Perkantoran

KARAKTERISTIK  ADMINISTRASI  PERKANTORAN

1.  Bersifat pelayanan

            Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain(pekerjaan utama/ pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain dalam pekerjaannya secara lebih efektif.  

Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.

Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.

G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan.

Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.

Contoh :

·           Tugas utama sekolah adalah memberikan pendidikan dan pengajaran kepada siswa sesuai dengan tingkatan siswa. Tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. Tetapi dalam menjalankan tugasnya guru memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan, seperti mencatat kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapot.

·           Tenaga penjualan terbantu dengan pekerjaan administrasi penjualannya.

·           Bagian permodalan terbantu dalam memelihara bukti tertulis mengenai kedudukan keuangan perusahaan.

·           Bagian produksi terbantu untuk memperbaiki pelayanan dan menentukan biaya-biaya yang lebih rendah.

·           Petugas perpustakaan melakukan pencatatan siswa yang meminjam bukudi perpustakaan.

·           Teller bank, mendata orang yang menabung di bank.

·           Dokter melakukan pemeriksaan kepada pasien. Dan perawat mencatat riwayat atau hasil visum dari dokter yang kemudian disimpan untuk memberi keputusan pasien menderita penyakit apa.

·           Sekretaris membantu atasan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan atasan.

·           Siswa membantu guru untuk mencatat nama-nama siswa yang membuat onar dikelas.

·           Wakil kepala sekolah membantu kepala sekolah untuk menyelesaikan pekerjaannya.

2.   Bersifat terbuka dan luas

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor (gedung) saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor (diluar gedung) sekalipun.

Administrasi perkantoran diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi.

Contoh:

·         Seorang petugas sensus penduduk melakukan pekerjaan kantor saat ia melakukan pendataan dengan mendatangi rumah-rumah.

·         Petugas listrik melakukan pencatatan meteran listrik ke rumah-rumah.

·         Petugas pemeriksa karcis kereta api melakukan pemeriksaan karcis keda penumpang.

·         Petugas PDAM melakukan pencatatan meteran air ke rumah-rumah.

·         Petugas gas elpiji melakukan pemeriksaan dan pendataan ke rumah-rumah.

·         Petugas pengirim barang mengantar barang yang dikirim kerumah-rumah dan mencatat penerima.

·         Polisi yang melakukan razia, mencatat nama pelanggar dan sanksi yang didapat.

3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.

Contoh :

·         Seorang manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk bekerja sebaik mungkin, namun manajer juga melakukan pekerjaan kantor untuk membantu tugasnya dalam me-manage bawahannya, seperti menyimpan dokumen sendiri, melakukan panggilan telepon sendiri kepada relasi.

·         Pengisian jurnal kelas, dapat dilakukan oleh siswa lain selain sekretaris kelas.

·         Seorang kurir, dalam menyampaikan surat kepada orang lain ia akan melakukan pencatatan dan meminta bukti penerimaan surat kepada pihakyang dituju.

·         Pak satpam dititipkan surat oleh wali murid untuk diserahkan kepada pihak yang dituju. Sebelum sampai kepada pihak yang dituju, pak satpam mencatat di buku penerimaan surat.

·         Guru dapat menulis surat kepada kepala sekolah karena berhalangan hadir untuk mengajar.

·         Kakak kelas mendatangi kelas-kelas untuk  mencatat siswa yang akan mengikuti ekstrakulikuler yang ditawarkan.

S    Siswa yang bertugas piket sebagai resepsionis, mecatat nama guru yang hadir.

Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan  pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

Ekonomi Makro dan Mikro

EKONOMI MAKRO DAN EKONOMI MIKRO

Ilmu ekonomi adalah ilmu yang mempelajari perilaku manusia di dalam memenuhi kebutuhannya yang relatif tidak terbatas dengan menggunakan sumber daya yang terbatas dan masing-masing sumber daya mempunyai alternatif penggunaan (opportunity cost).

Secara garis besar ilmu ekonomi dapat dipisahkan menjadi dua yaitu ilmu ekonomi mikro dan ilmu ekonomi makro.

1. Ekonomi Makro

Ilmu ekonomi makro mempelajari variabel-variabel ekonomi secara agregat (keseluruhan). Variabel-variabel tersebut antara lain : pendapatan nasional, kesempatan kerja dan atau pengangguran, jumlah uang beredar, laju inflasi, pertumbuhan ekonomi, maupun neraca pembayaran internasional.

Sebaliknya ilmu ekonomi makro merupakan analisis atas keseluruhan kegiatan perekonomian yang bersifat global dan tidak memperhatikan kegiatan ekonomi yang dilakukan oleh unit-unit kecil dalam perekonomian. Dalam ekonomi makro, analisis dijaknkan terhadap keseluruhan produsen dan konsumen dalam perekonomian. Teori ekonomi makro menerangkan aspekaspek seperti penentuan tingkat perekonomian negara yang berkaitan dengan sampai di mana suatu perekonomian akan menghasilkan barang dan jasa.

Tingkat kegiatan perekonomian ditentukan oleh pengeluaran agregat dalam perekonomian yang terdiri dari 4 komponen yaitu:

§  pengeluaran rumah tangga (konsumen rumah tangga)

§  pengeluaran pemerintah

§  pengeluaran perusahaan-perusahaan (investasi)

§  ekspor – import

lmu ekonomi makro mempelajari masalah-masalah ekonomi utama sebagai berikut :

• Sejauh mana berbagai sumber daya telah dimanfaatkan di dalam kegiatan ekonomi. Apabila seluruh sumber daya telah dimanfaatkan keadaan ini disebut full employment. Sebaliknya bila masih ada sumber daya yang belum dimanfaatkan berarti perekonomian dalam keadaan under employment atau terdapat pengangguran/belum berada pada posisi kesempatan kerja penuh.
• Sejauh mana perekonomian dalam keadaan stabil khususnya stabilitas di bidang moneter. Apabila nilai uang cenderung menurun dalam jangka panjang berarti terjadi inflasi. Sebaliknya terjadi deflasi.
• Sejauh mana perekonomian mengalami pertumbuhan dan pertumbuhan tersebut disertai dengan distribusi pendapatan yang membaik antara pertumbuhan ekonomi dan pemerataan dalam distribusi pendapatan terdapat trade off maksudnya bila yang satu membaik yang lainnya cenderung memburuk.

2. Ekonomi Mikro

            ilmu ekonomi mikro mempelajari variabel-variabel ekonomi dalam lingkup kecil misalnya perusahaan, rumah tangga.

Dalam ekonomi mikro ini dipelajari tentang bagaimana individu menggunakan sumber daya yang dimilikinya sehingga tercapai tingkat kepuasan yang optimum. Secara teori, tiap individu yang melakukan kombinasi konsumsi atau produksi yang optimum bersama dengan individu-individu lain akan menciptakan keseimbangan dalam skala makro dengan asumsi ceteris paribus.

Ilmu ekonomi mikro menganalisis bagian-bagian yang dilakukan oleh unit-unit kecil dari keseluruhan kegiatan perekonomian. Berbagai aspek yang diulas dalam teori ekonomi mikro telah dipaparkan di bagian sebelumnya. Dalam hal ini pada umumnya pendekatan mikro terkait dengan keputusan-keputusan yang diambil oleh para pelaku ekonomi dengan mengacu pada signal harga pasar. Pemahaman konsep-konsep ekonomi mikro dan aplikasinya dalam ekonomi dan bisnis memungkinkan para pelaku ekonomi untuk membuat keputusan yang optimal.

Perbedaan ekonomi mikro dan ekonomi makro

Dilihat dari	Ekonomi Mikro	Ekonomi Makro
Harga	Harga ialah nilai dari suatu komoditas (barang tertentu saja)	Harga adalah nilai dari komoditas secara agregat (keseluruhan)
Unit analisis	Pembahasan tentang kegiatan ekonomi secara individual. Contohnya permintaan dan dan penawaran, perilaku konsumen, perilaku produsen, pasar, penerimaan, biaya dan laba atau rugi perusahaan	Pembahasan tentang kegiatan ekonomisecara keseluruhan. Contohnya pendapatan nasional, pertumbu8han ekonomi, inflasi, pengangguran, investasi dan kebijakan ekonomi.
Tujuan analisis	Lebih memfokuskan pada analisis tentang cara mengalokasikan sumber daya agar dapat dicapai kombinasi yang tepat.	Lebih memfokuskan pada analisis tentang pengaruh kegiatan ekonomi terhadap perekonomian secara keseluruhan

Masalah-masalah yang dihadapi pemerintah di bidang ekonomi

1. Masalah kemiskinan

Upaua penanggulangan kemiskinan dapat dilakukan melalui berbagai cara, misalnya program IDT (Inpres Desa Tertinggal), KUK (Kredit Usaha Kecil), KMKP (Kredit Modal Kerja Permanen) PKT (Program Kawasan Terpadu), GN-OTA dan program wajib belajar.

2. Masalah Keterbelangkangan

Masalah yang dihadapi adalah rerndahnya tingkat pendapatan dan pemerataannya, rendahnya pelayanan kesehatan, kurang terpeliharanya fasilitas umum, rendahnya tingkat disiplin masyarakat, renddahnya tingkat keterampilan, rendahnya tingkat pendidikan formal, kurangnya modal, produktivitas kerja, lemahnya manajemen usaha. Untuk mengatasi masalah ini pemerintah berupaya meningkatkan kualitas SDM, pertukranan ahli, transper teknologi dari Negara maju.

3. Masalah pengangguran dan kesempatan kerja

Masalah pengangguran timbul karena terjadinya ketimpangan antara jumlah angkatan kerja dan kesempatan kerja yang tersedia. Untuk mengatasi masalah ini pemerintah melakukan pelatihan bagi tenaga kerja sehingga tenaga kerja memeiliki keahlian sesuai dengan lapangan kerja yang tersedia, pembukaan investasi baru, terutama yang bersifat padat karya, pemberian informasi yang cepat mengenai lapangan kerja

4. Masalah kekurangan modal

Kekurangan modal adalah suatu cirri penting setiap Negara yang memulai proses pembangunan. Kekurangan modal disebabkan tingkat pendapatan masyarakat yang rendah yang menyebabkan tabungan dan tingkat pembentukan modal sedikit. Cara mengatasinya memlaui peningkatan kualitas SDM atau peningkatan investasi menjadi lebih produktif.

Peran dan Fungsi Pemerintah di Bidang Ekonomi

1.      Fungsi stabilisasi, yaitu fungsi pemerintah dalam menciptakan kestabilan ekonomi, sosial politik, hokum, pertahanan dan keamanan.

2.      Fungsi alokasi, yaitu fungsi pemerintah sebagai penyedia barang dan jasa public, seperti pembangunan jalan raya, gedung sekolah, penyediaan fasilitas penerangan, dan telepon.

3.      Fungsi distribusi, yaitu fungsi pemerintah dalam pemerataan atau distribusi pendapatan masyarakat.